Hoewel je zou kunnen zeggen dat de paden van papieren transacties en elektronische transacties naar dezelfde bestemming leiden, kan ook worden gezegd dat de ene veel sneller is dan de andere. In de wereld van financiële onrust en marktvolatiliteit is snelheid vaak van essentieel belang.
Net als vinylplaten hebben papieren transacties een nostalgische aantrekkingskracht, maar de vraag die u uzelf moet stellen is of dit ‘old school’-gevoel de inherente risico’s waard is. Met papier wordt de overdracht van cruciale informatie belemmerd door de tijd die nodig is om de vereiste documenten in te vullen, de bestelling bij de juiste partijen in te dienen en op het resultaat van de nalevingscontroles te wachten. Deze risico's worden nog verergerd door de extra tijd die nodig is om eventuele discrepanties te corrigeren als of wanneer een document een NIGO-aanduiding (Niet In Goede Orde) krijgt.
- Volgens een bron bij een van de top 5 verzekeraars van het land wordt ruim 30-40% van de papieren transacties in het goedkeuringsproces opgehouden vanwege NIGO-problemen die moeten worden aangepast om verder te komen.
- Ter vergelijking: naar schatting wordt slechts 10 tot 20% van de via een elektronisch orderinvoersysteem ingediende aanvraag gemarkeerd als NIGO, waardoor het risico op het behandelen van een afgewezen aanvraag met meer dan de helft wordt verminderd.
Waarom bestaat er zo’n grote kloof tussen de twee methoden? Eén reden is dat bij e-orders de juiste formulieren automatisch beschikbaar zijn en aan de maker van de bestelling worden gepresenteerd. Met de juiste formulieren direct binnen handbereik wordt de kans dat u verouderde formulieren inlevert aanzienlijk kleiner. Bovendien zullen veel e-bestellingen u ervan weerhouden uw formulieren in te dienen als er geschiktheidsproblemen zijn, zoals ontbrekende gegevens of onvolledige verplichte velden, waardoor de kans nog kleiner wordt dat een bestelling wordt geretourneerd (d.w.z. de tijd die nodig is om de bestelling te retourneren). bestelling wordt succesvol verwerkt).
Ook de opkomst van mogelijkheden voor elektronische handtekeningen die rechtstreeks in digitale documentenplatforms zijn ingebed, neemt toe. In plaats van een handtekening te achtervolgen met behulp van een PDF die tussen partijen moet worden gefaxt, biedt de ingebouwde software voor digitale handtekeningen een snelle en eenvoudige manier om de noodzakelijke handtekeningen te verkrijgen met minimaal heen en weer, waardoor de algehele efficiëntie verder wordt verbeterd.
Wat het beoordelingsproces zelf betreft, kunnen reviewers opmerkingen rechtstreeks aan e-documenten toevoegen, waardoor het niet meer nodig is om formulieren terug te sturen naar de afzender. Zoals de aard van overeenkomsten is: hoe meer controles er worden toegevoegd, hoe langzamer het papieren proces kan worden.
Of uw bedrijf nu mandaten heeft, het gebruik van elektronische bestellingen aanmoedigt of negeert, het lijkt onbetwist wat betreft snelheid, nauwkeurigheid en algehele kwaliteit.
Fouten zijn gebruikelijk, maar dat hoeft niet zo te zijn. Elektronische orderinvoer is een geweldige manier om de stroom verzoeken te versterken in de richting die het beste werkt: vooruit.
